Gestire gli inviti di un appuntamento

Dal momento che tweppy è uno strumento per aumentare la collaborazione, offre delle features per la gestione degli inviti agli appuntamenti molto funzionali e complete.

Il sistema dà la possibilità di invitare sia utenti appartenenti all'ambiente tweppy, sia contatti esterni (per sapere come creare un appuntamento, vedi qui).

Per quanto riguarda gli utenti di tweppy facenti parte del proprio ambiente, è sufficiente aggiungerli all'appuntamento,tramite l'icona +:

l'invito gli verrà notificato come un messaggio da leggere, identificato dall'icona

Per quanto riguarda i contatti esterni, anche questi vanno aggiunti ai partecipanti all'evento tramite l'icona + (NB. posso aggiungere solo persone o aziende facenti parte della mia rubrica contatti). Una volta inserito un contatto, apparirà l'icona 'invita' in alto a destra, attraverso la quale, se attivata, avremo la possibilità di inviare l'invito tramite email.

Attivando il tasto 'invita' appare il campo 'Send invitation form', in cui è possibile selezionare da quale casella inviare gli inviti.

Nella lista dei partecipanti gli invitati diventano di colore rosso: questo perché tweppy ci vuole notificare che c'è un'azione da svolgere su di essi. Cliccando su ciascun invitato, si va a comunicare al sistema a quale indirizzo di posta mandare l'invito tra quelli associati al contatto della persona o dell'azienda nella nostra rubrica.

Ai partecipanti arriverà una email che potranno aprire con un qualunque client di posta, sia dal web che da app, nella quale potranno comunicare al mittente, con un semplice click, se intendono accettare o rifiutare l'invito all'appuntamento.

Una volta creato l'appuntamento possiamo visualizzare lo stato dei partecipati aprendo la relativa scheda; verrà aggiornata sotto ognuna delle 4 diciture (in attesa, confermato, forse, rifiutato) la risposta di ogni invitato.

E' possibile seguire l'avanzamento delle notifiche dei partecipanti dall'apposita nota che tweppy crea da associare all'appuntamento. Infatti, quando un partecipante accetta o rifiuta un invito, ne avremo notifica attraverso un messaggio di chat:

Riaprendo un appuntamento sarà inoltre possibile scegliere se modificarne lo stato:

• proposto: indica che un appuntamento è in fase di definizione;
  
• pianificato: indica un appuntamento stabilito;
  
• completato: si seleziona questa voce nel momento in cui si è svolto l'appuntamento per eliminarlo dal calendario;
  
• annullato: serve per cancellare un appuntamento proposto o pianificato.