Invio di una email: conferma di lettura, tracking, feedback, invio a lista, liste di distribuzione
CONFERMA DI LETTURA
La conferma di lettura serve per dare la possibilità al destinatario di decidere se inviarci una notifica quando ha letto il messaggio.
Non tutti i client di posta supportano questa funzione, così come la lettura di una email da smartphone, perciò non è garantito che il destinatario riceva la richiesta.
TRACKING
Questa interessante funzione permette di monitorare le attività che avvengono sulla mail inviata, nello specifico si riceveranno notifiche per:
- Conferma di prima lettura e successive notifiche di ogni singola apertura successiva
- Click su link presenti nel corpo del messaggio
- Scaricamento degli eventuali allegati presenti nel messaggio
Gli allegati non verranno visualizzati dal nostro destinatario come classici allegati bensì tramite uno specifico link esterno per effettuarne il download, potendo scegliere di scaricarli tutti assieme o di selezionarne solo alcuni.
La funzione di tracking è indipendente dall'utilizzo di Tweppy, dunque anche se il nostro destinatario non utilizza questo sistema, potremmo comunque tracciare le sue azioni sull'email.
Per attivare il track è sufficiente cliccare sulla relativa icona in fase di compilazione del messaggio.
All'interno di una mail inviata, un'icona nella toolbar inferiore sotto alla colonna di chat, indicherà che la funzione di track è attiva in base quando avrà il contorno verde.
Nel caso in cui sei volesse disattivare il tracking da una mail inviata per interrompere l'arrivo delle notifiche, basterà cliccare in qualunque momento sulla stessa icona.
In alternativa, per nascondere dalla sezione di chat tutte le notifiche del tracking senza disattivarlo, basterà cliccare sul pulsante "nascondi" in basso a sinistra nella barra nera:
NB: la funzione di tracking e la relativa icona saranno disponibili soltanto se la mail è stata inizialmente inviata con tale funzione attiva. Non sarà altrimenti possibile attivarla a posteriori.
Tale funzione, includendo un link all'interno del corpo mail per permettere di accedere e scaricare gli allegati inviati con una mail, potrebbe NON essere "accettata" da alcuni destinatari (es. banche, istituzioni, ecc.), in quanto, se i loro sistemi di sicurezza non consentono l'apertura di link esterni alla mail stessa, gli allegati non saranno accessibili.
Sarà pertanto sufficiente NON utilizzare la funzione di tracking, per contattare tali destinatari.
FEEDBACK
Vi è la possibilità di inserire nelle email in uscita dei feedback precompilati dall'amministratore: si tratta di pulsanti interattivi la cui pressione da parte del destinatario coincide con una notifica nella chat del messaggio stesso.
L'utilità del feedback sta soprattutto nella praticità: quante volte un potenziale cliente non ha risposto ad una vostra email contenente una proposta, e vi siete trovati nella condizione di doverlo contattare più volte, spesso senza successo, per avere un riscontro? Con i pulsanti di feedback il destinatario sarà invogliato a fornirci una risposta perché non dovrà realmente risponderci creando una nuova email, ma gli sarà sufficiente cliccare un pulsante per farci sapere le sue intenzioni.
Per inserire un feedback nella email basta cliccare sul tasto 'feedback' e scegliere dall'elenco quello da inserire.
Nel corpo del messaggio risulterà nel seguente modo:
INVIA A LISTA
Tweppy mette a disposizione innovative funzioni chiamate "Invia a Lista" e "lista di distribuzione" che permettono di contattare tramite email un gruppo target di clienti.
Tali funzioni consentono di inviare un unico messaggio a più indirizzi email contemporaneamente: ogni destinatario penserà di essere l'unico ad aver ricevuto il messaggio.
Questi strumenti sono stati pensati per comunicare con i clienti e, grazie agli strumenti di tracking e feedback precedentemente descritti, di avere un' interazione da parte dei clienti che scateni l'inizio di un processo interno.
I feedback ricevuti genereranno in Tweppy singoli messaggi per i destinatari che hanno interagito in modo tale da portare avanti il processo con per il cliente di riferimento.
Da quanto descritto si può pertanto evincere che le attività di mera comunicazione o informazione massiva, per le quali non si necessiterà riscontro, non saranno da realizzare tramite l'utilizzo delle predette funzioni, bensì saranno da svolgere con software appositi di comunicazione di massa: sia Tweppy che i provider (anche i più blasonati) hanno dei limiti quantitativi e prestazionali sull'invio massivo, in quanto non pensati per questo scopo.
Le funzioni di invio a lista saranno disponibili cliccando su "Invia a lista" nella casella destinatari presente nella finestra di compilazione della mail: si avrà la possibilità di inserire al momento una serie di indirizzi destinatari cliccando su "crea un elenco di indirizzi" (anche non presenti nei nostri contatti).
In alternativa è possibile selezionare una delle liste di distribuzione create nella rubrica.
Se si sceglie di creare un elenco di indirizzi apparirà la seguente schermata pop-up nella quale si avrà la possibilità di inserire manualmente un elenco di indirizzi email.
Le email inviate ad una lista presenteranno automaticamente un tag "INVIO A LISTA" che permetterà di risalire a tali messaggi.
Per accedere a questi messaggi sarà sufficiente cliccare sul tasto "filtro" nella toolbar inferiore della sezione "messaggi" e selezionare la voce "inviate a lista".
In tal modo ogni contatto presente nella lista di distribuzione riceverà il messaggio inviato.
LISTE DI DISTRIBUZIONE
Le liste di distribuzione sono delle liste le quali saranno popolate dagli indirizzi email di tutti i contatti "contrassegnati" come inclusi in tali liste.
All'interno di un contatto è infatti presente un campo "Liste di distribuzione", il quale può essere valorizzato con il nome della lista nella quale si desidera aggiungere tale contatto.
Tutti i contatti il cui campo "liste di distribuzione" verrà valorizzato con lo stesso "nome_lista", saranno inclusi in tale lista.
Come per l'invio a lista, anche con le liste di distribuzione ogni destinatario penserà di essere l'unico ad aver ricevuto tale messaggio.
Per popolare le liste (o rimuovere contatti da una lista già creata) sarà sufficiente filtrare la lista o i contatti desiderati nella sezione contatti di Tweppy e, succesivamente, utilizzare i comandi all'interno del menù "azioni" per rimuovere o aggiungere i contatti filtrati.
Le email inviate ad una lista, saranno visionabili nei messaggi inviati sottoforma di un unico messaggio, il quale presenterà un'icona dedicata per l'invio a lista e un tag "INVIO A LISTA" al suo interno.
Grazie alla presenza del tag, per visionare solo i messaggi inviati a lista/liste di distribuzione, sarà sufficiente cliccare sul tasto "filtro" nella toolbar inferiore della sezione "messaggi" e selezionare la voce "inviate a lista".
FAQs
FAQs
- Come posso gestire tutte le email che ho inviato con 'invia a lista'?
Il sistema raggruppa le email e ogni qualvolta uno dei destinatari esegue un'azione su quel messaggio, se è attiva la funzione di tracking, crea una copia del messaggio e me la visualizza nella lista messaggi in modo che io possa gestire il destinatario singolarmente. - Posso creare dei feedback durante la compilazione del messaggio?
No, i feedback sono creabili solamente dall'amministratore tramite dashboard di sistema. - Se creo una lista di indirizzi in 'Invia a lista' viene salvata ed è utilizzabile anche per messaggi futuri?
No, perché in quella lista si possono inserire anche indirizzi non presenti in rubrica; puoi riutilizzare solamente le liste di distribuzione. - Se invio una email a una lista di indirizzi, il destinatario vedrà anche gli indirizzi degli altri?
No, vedrà solo il proprio indirizzo, come se si trattasse di un invio singolo. - Per ricevere le notifiche della funzione 'Track' il destinatario deve dare il consenso ogni volta che esegue un azione sul messaggio?
No, il destinatario non riceve richieste di autorizzazione. - Come faccio a sapere se il tracking è attivo su una email inviata?
Basta aprire l'email e sotto la colonna di chat, se è presente la scritta 'Tracking' all'interno di un circoletto verde, significa che il messaggio è tracciato. Se voglio disattivare il tracking basterà cliccarci sopra e attendere che il circoletto diventi bianco. - Posso attivare il tracking ad una email dopo averla inviata?
No, si può fare solo prima di inviarla. Eventualmente posso riattivarlo nel caso dopo l'invio dell'email io lo abbia disattivato.
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