ORGANIZZARE LE COSE DA FARE CON TWEPPY

Per ricordarsi o ricordare ai colleghi le cose da fare, ci sono gli incarichi. Rispondere a una email, pagare una fattura, fare un'offerta, segnarsi che qualcuno deve inviarti dei documenti, verificare interesse su un'offerta, ecc., sono solo alcuni esempi sull'utilizzo degli incarichi, a cui va abbinata una data di scadenza.

Gli incarichi possono riguardare una email in entrata, in uscita, una nota o un appuntamento e possono essere auto-assegnati (lo assegno a me stesso), assegnati a un collega o assegnati da un collega. 

Quando si assegna un incarico, automaticamente il collega diventa visualizzatore della email, nota o appuntamento a cui esso è legato; anche se il messaggio era già stato visto dal collega, l'attribuzione dell'incarico gli viene notificata ed è a te chiaro (o a lui se è lui ad affidartelo) se è stata vista o meno l'assegnazione. Se qualcosa non gli è chiaro o hai bisogno di dettagliare maggiormente quello che deve fare, potete utilizzare la chat (anche privatamente) per chiarirvi.

Per accedere alla sezione degli incarichi, Clicca su “Incarichi”, ovvero la prima icona in alto a sinistra nella toolbar di comando. 

Ti si presenterà una schermata che ti mostrerà i tuoi incarichi presenti e passati, che non hai ancora contrassegnato come “completati”. 

Gli incarichi sono classificati in base al giorno in cui avrebbero dovuto essere completati. In cima alla lista ci saranno sempre gli incarichi urgenti (se ce ne sono) e quelli il cui completamento è dovuto entro oggi. 

Fin da qui posso vedere dunque data e ora entro cui completare un incarico, chi me l’ha assegnato, e quale sia il contesto. Clicco su un incarico e mi trovo all’interno del suo contesto: una mail, una nota o un appuntamento. 

Nella finestra che mi si apre a pop-up, decido: 

• a chi assegnare l’incarico (me stesso o un collega)
  
• Il tipo di incarico di cui si tratta (da fare, chiamare, attesa feedback, ecc)
  
• Se l’incarico sia “pianificato”, posso decidere giorno e ora in cui questo debba essere eseguito. 
  
• Se l’incarico è “da pianificare” lascio la sua pianificazione al destinatario dell’incarico (non è una cosa urgente); se è invece una cosa da svolgere il prima possibile, clicco “urgente”.
  
• Nella barra sottostante posso aggiungere delle note o commenti. 
  
• Clicco “salva” e l’incarico finirà nella lista delle cose da fare del destinatario dello stesso.
  

CASO 2. 

Voglio assegnare un incarico ma non c’è un contesto di partenza: ad esempio, voglio mettermi un reminder di cambiare le gomme dell’auto. Clicco “+” nella toolbar di comando , “Assegna incarico”. Mi si apre a pop-up la stessa finestra di prima, da cui posso andare a stabilire i dettagli dell’incarico. 

Hai completato l’incarico? Bene! Torna nella lista incarichi, vai in hover sull’incarico in questione e fai click sulla spunta che esce in sovraimpressione in basso a destra sull’incarico stesso. 

Vuoi modificare un incarico? Fai la stessa cosa, me invece di cliccare sulla spunta, fallo sull’icona della matita immediatamente sopra all’icona di spunta. 

1. Dove vedo gli incarichi assegnati? Tutti gli incarichi vengono visualizzati nella sezione incarichi, raggiungibile tramite la bandierina nella toolbar di comando.
   
2. Il sistema mi notifica tutti gli incarichi? No, notifica solo quelli a scadenza o già scaduti.
   
3. Come vedo gli incarichi futuri? Cliccando sulla barra grigia indicante il periodo della scadenza degli incarichi ho la possibilità di scegliere quali incarichi vedere.
   
4. Posso vedere gli incarichi completati? Sì, ho la possibilità di vedere gli incarichi completati personali, assegnati da me e dal mio team. Posso vedere in che data sono stati completati e filtrarli sulla base della loro tipologia.