Programmare un appuntamento

In tweppy, se per ricordarci un compito da svolgere entro una determinata data ricorriamo all'uso degli incarichi, per programmare un appuntamento, in tweppy chiamato evento, possiamo utilizzare il calendario.

Una delle features collaborative principali di tweppy è proprio il calendario, per accedere al quale clicchiamo sulla relativa voce nella toolbar di comando. Da qui è possibile pianificare qualunque tipo di appuntamento, come ad esempio telefonate, conference call, seminari, conferenze, interventi presso i clienti, demo, ecc... Insomma, qualunque tipologia di appuntamento siamo soliti prendere in azienda, può essere configurato in tweppy tramite la dashboard dell'amministratore, aggiungendo anche dei campi specifici da compilare per ogni tipologia di appuntamento (per configurare gli appuntamenti, vedi qui come).

Per creare un nuovo appuntamento da aggiungere al calendario, basta accedere alla sezione 'Calendario', cliccare 'Pianifica evento'  

 
e ci si aprirà davanti la schermata del nostro calendario. Grazie ai tasti di sistema 'avanti' e 'indietro' possiamo scorrere tra i giorni del calendario e trovare la data in cui fissare l'evento. Cliccando sull'ora di inizio nella data in cui l'appuntamento va pianificato, ci troveremo davanti questa schermata pop-up:

• Chi: sono i partecipanti all'evento. Possono essere inseriti sia i nostri colleghi che fanno parte del nostro ambiente tweppy (in questo modo l'appuntamento verrà visualizzato anche nel calendario tweppy del collega selezionato) sia contatti presenti in rubrica;
  
• Cosa: in questa sezione si sceglie la tipologia di appuntamento;
  
• Reperibile / Non reperibile: impostando la non reperibilità, è possibile notificare ai colleghi che in quelle ore non saremo raggiungibili e, probabilmente, nemmeno disponibili a svolgere incarichi assegnati;
  
• Pubblico / Privato: impostando un appuntamento come privato, nessuno degli altri utenti (tranne i partecipanti) ne vedrà alcun dettaglio nell'anteprima del planning;
  
• Dettagli: è possibile per l'utente scrivere qualunque dettaglio aggiuntivo, che non è possibile fornire in uno dei campi precompilati;
  
• Inizio - Fine: data e ora di inizio e di fine dell'evento programmato;
  
• : nel caso l'appuntamento sia fuori ufficio e preveda uno spostamento, prevede di stabilire la durata del viaggio di andata e ritorno. Qual è l'utilità di questa funzione in un calendario condiviso? Se voglio, ad esempio, organizzare un evento in cui dovrà essere presente un collega che qualche ora prima ha un altro appuntamento fuori sede, mi servirà sapere non solo a che ora il suo evento finisce, ma anche quali sono i tempi di rientro in ufficio...;
  
• Luogo: se nella rubrica abbiamo l'indirizzo del contatto presso cui si svolgerà l'appuntamento, tweppy ce lo fornirà semplicemente indicando la persona o l'azienda presso cui dovremmo recarci;
  
• stato dell'appuntamento: è possibile stabilire se si tratta di un appuntamento solo 'proposto' o già dettagliato e 'pianificato'. Una volta creato, sarà possibile tornare sull'appuntamento in ogni momento e oltre a queste due voci troveremo anche 'completato' (cliccandoci, una volta che effettivamente l'evento sarà concluso, questo sparirà dal calendario. NB. rimarrà comunque l'elemento appuntamento, con relativa chat, che tweppy ha originato) e 'annullato' (serve per notificare ai partecipanti che l'appuntamento non si terrà più);
  
• Oggetto: riassume la tipologia di evento e il nome dei partecipanti (modificabile);
  
• Organizer: è l'organizzatore. Tweppy dà in automatico il nome di chi crea l'appuntamento nel calendario, ma può essere modificato con il nome di uno dei partecipanti;
  
• Partecipanti: se decidiamo di inviare una mail di notifica ai partecipanti (tasto 'invita' attivo), dovremmo decidere da quale nostro indirizzo email inviare l'invito e a quale indirizzo email dei partecipanti recapitarlo. Man mano che i miei invitati riceveranno l'email di richiesta e, tramite apposito bottone, decideranno se partecipare (sì o forse) o rifiutare l'invito, riceverò delle notifiche nella chat collegata all'evento