Segmentazione delle pratiche
Accedendo alla sezione 'Pratiche', possiamo filtrare quelle presenti:
MESSAGGI: da questa sezione è possibile vedere tutte le email, note, appuntamenti associati alla pratica. Il sistema fornisce un'anteprima dei messaggi e delle interazioni di chat (le quali possono essere escluse dalla visualizzazione), per trovare più velocemente quello che si sta cercando. E' presente inoltre una barra di ricerca interna alla pratica e la possibilità di inviare una nuova email o generare una nuova nota o appuntamento, che saranno associati direttamente alla pratica. | |
DATI: qui troviamo un riassunto dei dati della pratica, vale a dire l'importanza attribuita dal proprietario (da zero a tre stelle), il contatto a cui è associata, l'eventuale business unit di cui fa parte, il nome della pratica, il suo stato (in corso o chiusa) con la possibilità di chiuderla o riaprirla ed eventuali annotazioni o note di chiusura. | |
VISUALIZZATORI: è presente una lista dei visualizzatori della pratica, con la possibilità per il proprietario di aggiungerne di nuovi (sempre facenti parte del mio ambiente tweppy), di eliminare a un utente la visualizzazione e di impostare un nuovo proprietario della pratica. | |
INCARICHI: in questa sezione è presente la lista degli incarichi associati agli elementi contenuti nella pratica (assegnati a me o a un altro utente, anche non visualizzatore della pratica). Da qui si può assegnare un nuovo incarico che genererà una nota associata automaticamente alla pratica. | |
ALLEGATI: troviamo una lista degli allegati scambiati via email, nota o inseriti nella chat. Cliccandovi, è possibile scaricare singolarmente ogni allegato. | |
PERSONE: troviamo qui una lista degli utenti del mio ambiente tweppy, degli indirizzi di posta o degli utenti inseriti in rubrica, i quali sono coinvolti nelle email inserite nella pratica. NB.: un mio collega può non essere visualizzatore della pratica ma essere presente nella lista delle persone perché per inviare una delle email potrei aver utilizzato un indirizzo di una casella che anche lui mappa nel suo profilo. Cliccando su una qualunque delle persone, apriamo un anteprima completa del suo contatto profilato in rubrica. |
Altri due pulsanti disponibili sopra a quelli appena elencati, sono il simbolo della casa e le tre linee orizzontali:
Da qui è possibile rinominare la pratica, associarla ad un altro contatto (cambiare il contatto di riferimento), unire la pratica con un'altra nel caso, ad esempio, un collega avesse creato una pratica doppione, vedere l'analisi dei dati della pratica (stessa funzione del simbolo con la casa) e essere reindirizzati in rubrica al dettaglio del contatto di riferimento della pratica.
Importanza di una pratica
Per ogni pratica è possibile stabilire un grado di importanza che viene assegnato in “stelle”: si posso attribuire dalle zero alle tre stelle.
Questo è un sistema che serve non solo per rendere nota a chi ne è visualizzatore l’importanza di determinati processi in lavorazione, ma anche per creare un ulteriore filtro di ricerca relativo alle pratiche.
Per assegnare le stelle a una pratica, ci sono due modi (NB. l’importanza può essere stabilita solo dal proprietario):
• dalla lista delle pratiche, posizionandosi sul numero di stelle che si intendono attribuire
• dall’interno della pratica, nella sezione dei DATI, è possibile selezionare il numero di stelle da attribuire
Accesso rapido ad una pratica
Per accedere rapidamente ad una pratica quando si sta visualizzando una email, nota o appuntamento a essa associato, basta passare sull'anteprima del messaggio, cliccare sulla voce pratica e questa viene aperta.